Lucatbloggen har flyttat till: https://www.it.lu.se/system/lucat

Inga uppdateringar görs längre på denna sida.

Logg

17 juni 2019 kl 12:00 – Lucat åter tillgängligt
Lucat är nu åter tillgängligt efter helgens uppgraderingar. I de tester som genomförts har ett problem identifierats som rör inloggningen. Om du vid inloggning får ett felmeddelande som säger att inloggning misslyckades och att du ska kontakta administratör ska cachen rensas. Vet du inte hur du gör detta, kontakta LU Servicedesk.

LU Servicedesk
+ 46 46 222 90 00
Servicedesk@lu.se

Om du upptäcker andra felaktigheter, anmäl i vanlig ordning även dessa till LU Servicedesk.

 

Lucat stängt 3 juni kl 08:00 – 12:00
Vi denna uppgradering kommer förändringar för att hantera virtuella kostnadsställen. Lucat Open är tillgängligt.

Lucat stängt 14 juni kl 08:00 – 17 juni kl 16:00 för uppgradering till Lucat 2.0
Denna uppgradering kräver en längre nedstängning då hela driftsmiljön ska uppgraderas till nya versioner. Detta innebär några få ändringar i utseendet i det gränssnitt som möter dig som användare, däremot ingen ändring i funktionalitet. Vid ”Sök person”, ”Sök i attestorganisation” och ”Sök i verksamhetsorganisation” visas uppgifterna i en ny tabell. Där du tidigare använde ett plus för att se mer information, klickar du på ”i” slutet av raden så visas motsvarande information.

Vi ber er att hantera era ”Att göra”-uppgifter i Lucat i god tid före nedstängningen. Uppgifter som inte hanterats, eller bara delvis hanterats (behörigheter som inte attesterats osv) kommer att genereras om och nya notifieringar skickas ut. Alla historiska ”Att göra” uppgifter som är slutförda kommer att raderas.

Det som uppgraderas är den tekniska plattformen, se beskrivning nedan:

  • Portalen, alltså gränssnittet som möter dig som användare, är efter uppgradering Sharepoint 2019
  • FIM (som är synkroniseringsmotor och regelhantering) uppgraderas till MIM
  • Lucat Open flyttas från MSSQL 2012 till MSSQL 2017. Efter tester av flertalet system ser vi inte att det finns behov av förändring kring anslutningar till Lucat Open, men detta måste respektive systemförvaltare/ansvarig för anslutet system verifiera.

Lucat Open kommer vara tillgängligt under uppgraderingen.


Förbered inför sommarledigheten!
Med hjälp av rapporterna kan du förbereda och hantera de anställningar och uppdrag som har slutdatum under semestrarna.

Ta ut rapporten ”Uppdrag – i attestorganisationen”
Denna rapport listar de personer som har ett aktivt uppdrag på min/mina attestorganisation/er och jag kan bl a se aktuellt slutdatum för ett uppdrag. Detta är en bra rapport för att kunna arbeta proaktivt med förlängningar av uppdrag innan uppdragen är på väg att nå slutdatum.

Se också över att utdelade behörigheter är korrekta utifrån de arbetsuppgifter personerna har i den organisation du är katalogadministratör för. Ta ut rapporterna ”Utdelade behörigheter – Attestorganisation” samt ”Utdelade behörigheter – Verksamhetsorganisation”. Notera att behörigheter som är knutna till en viss organisation inte automatiskt tas bort eller flyttas om en person byter arbetsplats inom Lunds Universitet.

Säkerställ att vi bibehåller en god informationskvalité i Lucat genom att se över att de ansvariga i attest- (chefer) respektive verksamhetsorganisationen är korrekta!

Inloggning i Primula
För inloggning i Primula används anställd- eller timavlönadkonto, inget annat. Det betyder att personen antingen måste ha en anställning eller en intermittent överenskommelse i Primula för att kunna logga in i Primula. 

Kategorin Timavlönad och bekräfta identitet
De som har kategorin timavlönad kan själv logga in i Primula och registrera sin tid om katalogadministratören aktiverar deras konto. Prata med personalfunktionen om det ska göras eller inte, i vissa fall väljer man att någon med källrapportörsbehörighet i Primula ska göra det istället och då behöver inte kontot aktiveras, dock ligger ”bekräfta identitet” kvar i ”Att göra”-listan. På förekommer anledning vill vi förtydliga att man INTE ska lägga till ett Universitetsanknutenuppdrag på de timavlönade. När du ska bekräfta identitet, använd sök-funktionen och om du inte får någon träff välj ”skapa nytt konto”.

Ingen distribution eller förmedling av lösenord
Beslutade användarregler gäller: (https://lucat.blogg.lu.se/att-anvanda-lu-konto/anvandarvillkor-personuppgifter/anvandarvillkor/)

Lösenord ska vara kända endast av användaren själv. Därmed ska det aldrig ske någon distribution av en användares lösenord mellan två personer. Detta för att jag som användare ska veta att ingen annan uppträder elektroniskt i mitt namn utan min vetskap. Uppmana dina användare att lägga in sina uppgifter i Passport, så kan de själv återställa sitt lösenord.

Hantering av engångskod
Engångskod som är överlämnat utan identitetskontroll medför att kontot markeras som ”obekräftat” i Lucat. Vi vet inte att rätt person är den som använder kontot. För att distribuera engångslösenord för tillitsnivå obekräftad identitet:

  1. gå in i Passport och skriv ut en engångskod
  2. ring användaren
  3. maila över PDF-dokumentet från Passport
  4. be användaren verifiera att de har matat in engångskoden och satt ett lösenord

Vi har då också fått bekräftat från användaren att de inte har några tekniska bekymmer.

Tillitsnivå bekräftad identitet i Lucat
Det enda sättet att distribuera engångskoden till en användare och samtidigt genomföra identitetskontroll för ”Bekräftad identitet” är att användare fysiskt är på plats och uppvisar godkända identitetshandlingar, t ex körkort eller pass. Vid detta tillfälle är tanken att katalogadministratör skriver ut en engångskod från Passport och överlämnar denna till användaren. Precis på samma sätt hanteras situationen där användaren har glömt bort sitt lösenord och behöver få hjälp att återställa detta med hjälp av en engångskod.

LU är precis i införandet av olika tjänster som kommer att använda sig av funktionalitet med tillitsnivåer. I dagsläget är detta koncept aktiverat endast för ett fåtal tjänster men på sikt kommer det vara fler tjänster, t ex de där universitetet har känslig och/eller kritisk information som kommer att kräva att användaren innehar bekräftad identitet. Det är också tydligt att antal tjänster där vi har externa krav på oss att identiteten ska vara bekräftad kommer att öka framöver.

Påverkan på Lucat med anledning av övergången till SSC Lönetjänster.
Primula är stängt 6 september till den 7 oktober, vilket innebär att under denna tid kan inga nyanställningar läggas in i Primula och föras över till Lucat. Om ni har personer som anställs under denna tid och behöver få ett användarkonto, ska de läggas in som Ny anställd i Lucat, så kopplas informationen ihop med informationen från Primula efter att Primula öppnar den 8 oktober.

Lucat stängt för installation av ny version
En ny version av Lucat installeras den 1 oktober, vilket innebär att Lucat inte kommer vara tillgängligt mellan klockan 12 och 17 denna dag.

Virtuella kostnadsställen i Lucat 
I och med den nya versionen av Lucat kommer det bli förändringar avseende virtuella kostnadsställe och anställdas placering i Lucat. Virtuella kostnadsställen är de organisationer som benämns med sitt kostnadsställenummer (sex siffror), därefter streck och en siffra till. Exempelvis 809930-2. Personer som i Primula är placerade på ett virtuellt kostnadsställe har tidigare när de förts över till Lucat lagts på huvudkostnadsstället. Efter den 1 oktober kommer de nu att placeras på det virtuella kostnadsstället även i Lucat, per automatik.Virtuella kostnadsställen skapas framöver i Lucat av organisationsadmininstratör i Lucat och kommer automatiskt föras över till Primula. De virtuella kostnadsställena används för placering av anställda men ALDRIG för kontering.

Timavlönad
Efter övergången till SSC Primula kommer ytterligare en ny kategori att föras över från Primula till Lucat. Det gäller de personer som i SSC Primula har en överenskommelse om intermittent anställning. Dessa får efter denna ändring en behörighet per automatik, nämligen åtkomst till SSC Primula för att kunna redovisa arbetade timmar på en digital timrapport (formulär). Katalogadministratören kommer få uppgift att koppla-godkänna och ska aktivera den timavlönade personens konto i Passport. I samband med detta bör den timavlönade meddelas om vem som ska vara personlig mottagare (inneha behörigheten ”Timavstämning”) i SSC Primula. Ha en dialog med personalfunktionen om detta så att ni har en rutin för hanteringen. Giltighetstiden för kontot följer överenskommelsens längd + 14 dagar. De som tidigare haft denna kategori i Lucat kommer föras över till den nya kategorin Arvodist, som får samma behörigheter per automatik som den tidigare Timavlönad.

 

Uppmärksamhetssymbol för skyddade personuppgifter
De personer som finns i Primula och Ladok med denna markering kommer from övergången till SSC Primula att föras över till Lucat. Att personen har skyddade personuppgifter visas med en uppmärksamhetssymbol – en gul triangel med en informationstext. Om du vill läsa mer om detta finns bra information hos Skatteverket >>Privat>>Folkbokföring >>Skyddade personuppgifter >> Hantering av sekretessmarkerade personuppgifter.

24 maj 2018 – Segregation of duties
Den 24 maj kommer vi att börja nyttja funktioner i Lucat som innebär att personer inte längre kan attestera sina egna behörighetsansökningar (segregation of duties).

För behörigheter som söks i attestorganisationen innebär detta:

  • Det går inte att attestera en behörighetsansökan som man själv skapat. Kontroll görs över vem som skall attestera behörighetsansökan (oavsett vad det gäller) och personen som uppgiften gäller undantas alltid. Behörighetsansökan går vidare en nivå upp i organisationsträdet.
  • Är det behörighetsansökan för person utpekad som ansvarig för en enhet så kommer inte heller personen som har behörigheten delegerad attest för den ansvarige/a att få attestera. Behörighetsansökan går då en nivå upp i organisationsträdet.
  • Däremot kan ansvarig attestera behörighetsansökan för en person som har delegerad attest på enhetenFör behörigheter som söks i verksamhetsorganisationen gäller samma regler som för attestorganisationen men med ett undantag:
  • Då det inte finns någon ansvarig i verksamhetsorganisationen så har en person med delegerad attest möjlighet att attestera katalogadministratörens behörighetsansökan

Planerat driftstopp 22-25 mars
På grund av de stora förändringarna som systembytet från Ladok till Ladok 3 innebär, så behöver vi stänga ner Lucat helt under två arbetsdagar, torsdagen 22 och fredagen den 23 mars samt under helgen 24-25 mars. Detta innebär att Lucat inte kommer vara tillgängligt under denna tid, det kommer inte gå att logga in. Om ni har personer som behöver nya användarkonto eller har konto som behöver förlängas under denna tidsperiod behöver ni lägga in dessa före den 22 mars eller efter den 25 mars. Det kommer då inte heller att vara möjligt att söka behörigheter, exempelvis för Ladok eller Primula, under dessa dagar. Det kommer däremot gå att logga in i andra IT-tjänster med befintliga konton.

Ny version av Lucat – version 1.8 – förändringar och ny funktionalitet

Uppmärksamhetssymboler

På personsidan i Lucat kommer det att tillkomma en uppmärksamhetssymbol i högra hörnet (en gul triangel med ett utropstecken). I version 1.8 kommer den visas på personer som är inaktiva och där kontot kommer att avslutas samt på avlidna. På raden för ”Användarkonto” kommer symbolen också att visas och om man för muspekaren över visas en text som beskriver när kontot inaktiveras.

När en anställd avlider, markeras detta i Primula som är källsystem för anställda. På motsvarande sätt fungerar det i Ladok för studenter. Då förs markeringen över till Lucat och uppmärkssamhetssymbolen visas. För de personer som inte finns i källsystemen Primula och Ladok och som Lucat är källsystem för, kommer det finnas en ny länk under personen översikt. Här kan katalogadministratören markera personen som avliden. För att kunna utföra detta krävs tvåstegsautentisering (https://lucat.blogg.lu.se/files/2017/03/Konfigurera_stark_autentisering.pdf). En felaktig markering får stora konsekvenser, vilket innebär att det behövs en rutin på arbetsplatsen för att säkerställa att en person avlidit. När avliden-markeringen görs hanteras användarkontot enligt livscykeln för användarkonto i Lucat (https://lucat.blogg.lu.se/livscykel/). Användarkontot inaktiveras omedelbart, verksamhetsrollerna tas bort per automatik och personen visas inte längre på www.lu.se och lunduniversity.lu.se. Användarkontot kan ej återaktiveras.

Vi har också förberett uppmärksamhetssymbol för personer med sekretessmarkering, denna funktionalitet återkommer jag med information om.


Virtuella kostnadsställen i attestorganisationen
I attestorganisationen kan man redan idag lägga upp så kallade fria enheter. I version 1.8 kommer man kunna välja om den fria enheten ska motsvara ett virtuellt kostnadsställe så som dessa läggs upp i Primula med ett streck och ett nummer, exempelvis 809930-2 (Personal, arbetsrätt och anställning). Detta görs för att underlätta ansökning av behörigheter för den nya versionen av Primula som ska börja användas i oktober 2018, men där behörigheterna ska ansökas under våren. Det kommer gå bra att lägga upp fria enheter precis som tidigare också.

Förändringar i Lucat Open
I samband med införandet av Ladok 3 och driftsättning av Lucat 1.8 kommer Lucat Open förändras vilket påverkar system som konsumerar studentinformation. Tabellen luEduPersonStudentInformation kommer inte längre hållas uppdaterad och den kommer att plockas bort helt vid release av Lucat verion 1.9. Tabellen ersätts av luEduPersonStudentCourseParticipation. Denna tabell kommer endast innehålla de fält och data som Lucat har behov av för visning av studentinformation inne i portalen (gränssnittet). Ytterligare förändringar är en ny tabell för studenters privata kontaktuppgifter samt en utökning av luEduAuthOrgUnit.

Tabellen luEduPerson utökas med:

luEduPersonStudentNID GUID Från ladok 3 GUID
luEduPersonDeceased char(1) ’1’ indikerar om identiteten är markerad som avliden.

Annars ’0’.

Ny tabell – luEduPersonStudentContactInformation:

Namn Typ Beskrivning
luEduPersonGUID nvarchar (38) GUID från LucatOpen/FIM
luEduPersonStudentContactInformationMail nvarchar(120) E-postadress – från ladok3 – nationell
luEduPersonStudentContactInformationMobile nvarchar (100) Mobilnummer från Ladok3
CreateDT datetime Datum då posten skapades ()
ModifyDT datetime Datum då posten uppdaterades senast

Tillägg till luEduAuthOrgUnit:

luEduAuthOrgUnitLadokOrgID nvarchar (100) Fyrsiffrigt id på organisatorisk enhet, avsett att användas i Ladok där LUs sexsiffriga kostnadsställen ej kan hanteras i dagsläget.
luEduOrgOuEn varchar(30) engelskt namn på kostnadsställe
luEduAuthOrgUnitVirtualCostCenter nvarchar(100) virtuellt kostnadsställe

Ny version av Lucat installeras 19-22 maj, version 1.7
Lucat kommer att vara stängt fredagen den 19 maj kl 15:00-22 maj kl 07:00. Den nya versionen innebär en hel del förändringar som inte bara påverkar själva gränssnittet i Lucat, utan även de system som använder informationen från Lucat.

Livscykelhantering
Detta är en stor förändring som har konsekvenser för bland annat e-post och hemkatalog. Förutom nedanstående information bifogas också en bilaga med information om detta.

När en användares sista uppdrag/anställning tas bort/löper ut i Lucat så händer följande:

  • Kontot inaktiveras vilket innebär att användaren inte längre kan logga in i LU:s system eller skicka /ta emot mail. Ett automatsvar skickas från användarens e-postadress om någon mailar till användaren. Dock kan användaren fortfarande LÄSA sin e-post via webmail, men inte svara eller skicka. Ett standardiserat svarsmail som inte går att svara på skickas som svar på inkommande e-post.
  • Fem dagar efter att kontot inaktiverats får den ansvarige på enheten en mailnotifiering om att kontot inaktiverats och att information (e-post och dokument)  kopplad till detta konto kommer att raderas om 30 dagar.
  • Efter sju dagar raderas alla behörigheter sökta via Lucat och verksamhetsrollerna tas bort tillsammans med kontaktuppgifterna
  • Efter 35 dagar raderas mailboxen och hemkatalogen.
  • Nu går personen inte heller att söka fram i Lucats gränssnitt. Om personen återanställs senare med samma personnummer så får personen tillbaka sitt tidigare LU-konto men ingen gammal information eller e-post.

Verksamhetsorganisationen
Organisationsförändringar
När det sker förändringar i verksamhetsorganisationen går det nu att på ett mycket enklare sätt hantera utdelade behörigheter och verksamhetsroller i verksamhetsorganisationen,  motsvarande den funktionalitet som finns i attestorganisationen.

Både katalogadministratör och organisationsadministratör kan kopiera rollinnehav (alla kontaktuppgifter). För att hantera detta markerar du nu organisationen och får du fram en pil längst ut på raden. Klicka på den och en lista med möjliga åtgärder visas.

En stor förändring och förenkling är också att om en enhet med allt sitt innehåll (roller och behörigheter) ska flyttas i sin helhet till en ny plats i verksamhetsorganisationen så kan man nu flytta hela enheten till en ny plats i trädet. Detta kan endast göras av behörigheten organisationsadministratören. Enheten behåller sitt verksamhetsorganisationsnummer (V100XXXX).

Förändringar i gränssnittet
Visningslistorna för verksamhetsrollerna har byggts om så att alla roller visas i en lista istället för som tidigare på flera sidor. För att hantera rollinnehav markerar du den blå symbolen i mitten på raden.

Sök i organisationen
Söklänkarna i menyn för sök i attest- och verksamhetsorganisationen är flyttade in under respektive organisationsträd. Längst upp på sidan finns en länk till söksidan som är oförändrad sedan version 1.6.

Förtydligande text i notifieringsmailen till användare
Nu visas namnet eller namnen på de personer som har behörigheten ”Katalogadministratör” för den enhet där personen har sitt uppdrag.

Utökad information när man ska koppla ihop och godkänna
Nu visas information om anställningen när katalogadministratören ska koppla och godkänna uppgifterna om en användare från Primula.

Automatisk radering av Ny anställd-uppdrag
Detta uppdrag som är giltigt max 4 månader tas nu bort med automatik när anställningen kommer in i Lucat från Primula om alla uppgifter överensstämmer. Det gäller alltså INTE ”Universitetsanknuten”-uppdrag utan endast Ny anställd som är det uppdrag som ska användas när du väntar på en anställning från Primula.

Behörighetsförändringar
Utseendet i ”Behörigheter” är ändrat så att information om behörigheter nu finns i tre flikar, ”Ansökta”, ”Automatiskt tilldelade” och ”Pågående”. Katalogadministratören kan ta bort utdelade behörigheter på den egna enheten.

Om katalogadministratören begärt ett borttag av behörighet kan detta inte återkallas av användaren själv.

Forskningsprojekt
Det finns ny funktionalitet för behörigheter som gäller forskningsprojekt. Dessa särskiljs från IT-tjänster i behörighetsansökan. Viktiga skillnader är att istället för att vara grupperade i IT-tjänst-grupper börjar användaren med att välja vilken fakultet som projektet är knutet till och får därefter fylla i en fritextruta för att söka fram det aktuella forskningsprojektet samt att det vanligen kommer att vara forskningsprojektledaren som är attestant för behörighetsansökningen. I dagsläget är denna funktionalitet endast använd av Medicinska fakulteten som en pilotverksamhet för utvalda forskningsprojekt. Vi återkommer med mer information när denna funktionalitet kommer att bli mer spridd.”

 

Biblioteksbesökare Vi har tidigare haft problem när en biblioteksbesökare blivit anställd/student eller om en anställd/student slutat och därefter blivit biblioteksbesökare. Detta är nu åtgärdat så att dessa frikopplats från varandra. Biblioteksbesökare har suffixet –L i Lucat på sitt personnummer precis som på sitt användarnamn.

Ny version av Lucat 2-4 december

  • Utökad information i ”Att göra”
  • Utökad information i ”Mina beställningar”
  • Sökmöjligheter i attest- och verksamhetsorganisationen
  • Verksamhetsroller skall kunna hanteras från översikten (lägg till och ta bort) också förutom under organisation.
  • Underkategori visas i översikten under uppdrag oavsett behörighet
  • Hantera diakritiska tecken i sökningar
  • Kopiera och klistra in ska fungera i Personöversikten även i Internet Explorer och Chrome (fungerar idag i Safari)
  • Ändring av den engelska översättningen på docent, från ”Reader” till ”Associate Professor”
  • Tillägg av text i utskriften till besökskonto, det framgår nu att det är Eduroam som besökskontot ger tillgång till
  • Rensning av gamla att göra uppgifter och beställningar – återstår!
  • Kunna återkalla ansökningar om behörigheter
  • Generera om lösenord för biblioteksbesökare
  • Ansök om borttag av behörighet åt annan (funktion för Servicedesken)
  • Förändring i behörighetsansökan (funktion för att få mer precisa behörigheter, används endast för systemadministration) Vad gäller denna förändring, har det tyvärr uppstått ett problem som leverantören just nu arbetar för att lösa. Om man har problem med att ansöka om en behörighet när man är både anställd och student kan det bero på detta.Det som är kursiverat ovan kommer vi få en rättning på i slutet av veckan, men vi återkommer om status.


Ny version av Lucat 24-25 september – Lucat stängt

Enhetens position i organisationsträdet
I behörighetsöversikten kan du se sökvägen till organisationen när du håller musen över organisationsnumret. På alla ställen där du kan söka fram en enhet (exempelvis på söksidan) kan du också hålla musen över vald enhet och då visas sökvägen (enhetens position i organisationsstrukturen).

Tjänstledighet
Det kommer att finnas en kryssruta för att markera om en person är tjänstledig. Då visas texten Tjänstledig  tillsammans med personens övriga information på lu.se, medarbetarwebben och lunduniversity.lu.se. Användaren själv kan administrera kryssrutan. Förändringen innebär också ett nytt attribut i datamodellen.

Visa inte på webben
Det har funnits en önskemål att kunna tilldela personer en verksamhetsroll utan att personen visas på lu.se, medarbetarwebben och lunduniversity.lu.se. Genom att sätta ett kryss i denna ruta kan du nu tilldela verksamhetsroll utan att personens information visas på webben. Förändringen innebär också ett nytt attribut i datamodellen.

Åtgärder dubbla konton
I funktionen ”Skapa ny anställd, manuellt” kommer det nu att finnas validering på personnummer på samma sätt som det idag finns för timavlönad, universitetsanknuten och stipendiat. Det innebär att när du skriver in ett personnummer får du en lista presenterad med möjliga personer födda samma dag.

När du ska bekräfta en identitet (koppla – godkänn) kommer du att behöva göra en sökning på personens födelsedatum innan du kan skapa ett helt nytt konto.

Livcykelhantering
När det sista uppdraget tas bort från ett användarkonto händer följande:

  • Kontot inaktiveras
  • Samtliga behörigheter kopplade till LU-kontot tas bort 7 dagar efter att kontot inaktiverats
  • Automatiskt tilldelade behörigheter tas bort när kontot inaktiveras
  • eduPersonAffiliation nedgraderas

Version 1.4 20160618

Prestandaförbättringar
Nu är prestandan förbättrad i attest- och verksamhetsträdet samt när du lägger till verksamhetsroller. Just verksamhetsroller tar fortfarande lite tid första gången man ska ta upp denna dialog.

Tilldela verksamhetsroller till timavlönad och stipendiat
Detta har inte gått att göra sedan versionen som kom i mars, men nu är det rättat så det går återigen att tilldela verksamhetsroller till dessa kategorier.

Gästkonto
Nu kan man lägga upp 1500 gästkonto

Att göra-listan
Om man har väldigt många uppgifter i sin Att göra-lista, har denna sett mycket märklig ut. Detta är nu rättat.

Nyheter i Passport
Samtycke
Det finns nu en tydligare formulering om att användaren ger sitt samtycke till att Lunds universitet registrerar personuppgifter. Användaren lämnar samtycke genom att aktivera sitt konto.

Kontaktinformation
som ska användas i händelse av krissituationer kan nu läggas in i Passport, inte i Lucat enligt tidigare utskick. Mer information om detta kommer via andra kanaler!

Multifaktorautentisering
I Passport kan användaren koppla Google Authenticator till sitt konto för att göra det möjligt att använda sig av stark autentisering i IT-tjänster. Under hösten kommer mer information om när denna funktionalitet ska användas! Om användaren byter eller tappar sin mobiltelefon, måste kopplingen mellan authenticator-appen och befintligt konto raderas. Detta gör katalogadministratören med hjälp av en funktion i Passport.

Historisk data
Nu finns möjligheten att för varje organisatorisk enhet ange vilken enhet som ersätts vid en förändring.

Förändringar i datamodellen
Förändringarna finns redan implementerade i testmiljön. Vad som är ändrat har skickats ut som bifogade filer till kontaktpersoner, organisationsadministratörer samt fakulteternas SamIT-representanter. Filerna kommer inte att publiceras på bloggen.

______________________________________________________________

Går ej att tilldela verksamhetsroll till stipendiat eller timavlönad
För närvarande kan man inte tilldela en verksamhetsroll till en stipendiat eller timavlönad. Man får inte träff på de personerna när man söker upp person att tilldela i verksamhetsrollen. Felet är anmält till leverantören men vi har ingen tidpunkt för rättning.

Problem med besökare/gästkonto
Det är problem att lägga till besökare/gästkonto i den omfattning som skulle vara möjligt i och med version 1.3 (1500 åt gången). Just nu fungerar det som tidigare, det går bara att lägga till 100 åt gången. För tillfället kan vi inte svara på när detta åtgärdas.

Lucat stängt
Lördagen den 19 mars kl 08.00 – söndagen 20 mars kl 08.00 är Lucat stängt för att uppgraderas till en ny version.

Rapportfunktionalitet
Vi de tester som gjorts av denna funktionalitet har vi bedömt att rapporterna i nuläget inte levererar det stöd som kravställts och som vi förväntar oss. Vi kommer att arbeta vidare med denna högt prioriterade funktionalitet och återkommer så snart vi ser att vi har den kvalité vi önskar. Har du behov av att få ut någon specifik rapport eller informationsmängd, lägg ett ärende till servicedesk@lu.se så hjälper vi till att hantera detta.

LUCRIS – LU:s nya forskningsinformationssystem
Inför lanseringen av LUCRIS den 11 april kommer du som katalogadministratör i Lucat att behöva godkänna behörigheter från personer i din organisation som ska jobba med support i LUCRIS. Behörigheterna kommer ansökas via LUCAT och när du godkänt dem i LUCAT kommer det skapas en förfrågan till LUCRIS förvaltningsgrupp som kommer lägga in behörigheterna i systemet.

Det är behörigheterna i systemet som möjliggör att supportpersonen på din enhet kan utföra och ge support på de delar av LUCRIS som just hen ska jobba med. Behörigheterna söks för respektive modul i relation till den organisatoriska enhet som hen tillhör/ska ha ansvar för. I LUCAT  kan behörigheter sökas för andra system varvid det är logiskt att även LUCRIS behörigheter sökes här. Från och med den 17 mars kommer LUCRIS behörigheterna ligga i LUCAT. Om/när det kommer in behörighetsansökningar så är det viktigt att du godkänner dem i god tid innan lanseringen den 11 april.

Behörigheter man kan söka är:
– Editor of Persons (möjliggör att man kan uppdatera personprofiler inom en organisatorisk enhet)
– Editor of Research output (granskar och validerar forskningsoutput från en viss organisatorisk enhet)
– Editor of Projects (skapar projekt genom hämtning av Awards i LUCRIS).
– Reporter (för den som ska kunna ta ut rapporter för en viss organisatoriska enhet)
– Editor of Activities (om någon önskar redigera redan publicerade aktiviteter)

Vid frågor kring LUCRIS behörigheter kontakta hanna.voog@ub.lu.se
Läs mer om LUCRIS här www.medarbetarwebben.lu.se/lucris

Mer information visas på webben
Till verksamhetsrollen finns ett fält som kallas ”Huvudsakliga arbetsuppgifter” (tidigare ”Arbetsbeskrivning”) och som nås från översiktssidan – verksamhetsroller. Tryck på ”ändra” längst ut till höger så visas den information som kan redigeras. Här kan användaren själv eller du som katalogadministratör lägga in information som är relevant för att närmare beskriva användarens arbetsuppgifter. Den text du lägger in visas på lu.se och på Medarbetarwebben i personvisningen. Den visas inte på lunduniversity.lu.se. För frågor om webbvisningar, kontakta webbavdelningen.

Lucat på engelska
Lucat kommer i en engelsk version. För att byta språk, gå till ”Personlig information” och tryck på ”Ändra”-knappen längst ner på sidan. Då öppnas ett fönster ”Ändra personlig information”. Här finns möjligheten att byta till engelska. När du valt engelska, tryck ”Spara” längst ner till höger i fönstret och ladda sidan på nytt (F5) så byter du språk till engelska.

Besökare/gästkonto
Det kommer nu vara möjligt att skapa 1500 besökarkonto på samma gång. Det har varit möjligt att söka fram besökare i sökfunktionen och eftersom knappen ”lägg till” varit nåbar har man fått uppfattningen att det skulle gå att lägga till uppdrag på besökare. Besökare kommer nu inte längre vara sökbara som enskilda personer.

LUM/Lundagård
Det finns nu markeringsrutor i ”Personlig information” för att markera om personer inte vill få tidningarna LUM och Lundagård.

Akademisk examen
Det finns nu listor med valbara akademiska examina i ”Personlig information”. Tryck på ”Ändra-knappen” längst ner på sidan så kan du lägga till akademisk examen från listan. Dessa kommer att användas av LUCRIS, forskningsdatabasen. Om inte rätt examen finns valbar, kan användaren själv lägga till den i listan.

Notifieringar
Översyn och förändring av texter i notifieringsmail.

Katalogadministratör:
– 14 dagar innan uppdrag avslutas, påminnelse 4 dagar innan
Användare:
– 7 dagar innan uppdrag avslutas
Katalogadministratör och användare:
– 4 dagar innan användaridentitet inaktiveras

Notifiering om nytt/förändrat uppdrag – när ett uppdrag lagts till eller slutdatum förändrats får användaren en notifiering om detta

Överensstämmelse med slutdatum från Primula – om ett uppdrag har slutdatum 10 mars, ska tiden i notifieringen också visa 10 mars, inte som idag 9 mars kl 23:00

Avsändaradress rättad till ”noreply”

Uppdrag
Påminnelse – om ni har manuella uppdrag som ska förlängas, förläng det befintliga och lägg inte upp ett nytt. Varje uppdrag genererar notifieringsmail när de är på väg att löpa ut. I den nya versionen finns en ”ändra”-knapp på uppdragsraden för att tydliggöra detta.

Katalogadministratören ska  nu bara kunna lägga till uppdrag på den enhet man har behörighet för.

”Skapa ny anställd, manuellt (”Anställd, knuten till universitetet”) ska endast användas i de fall där man väntar på att anställningen från Primula ska komma in. Denna är bara giltig i 4 månader och kommer i den nya versionen endast gå att avsluta, inte att förlänga.

Borttag av behörigheter
Det har varit möjligt att trycka på Ta bort mer än en gång på en ansökt behörighet. Detta har då genererat dubbla attester men endast en har gått att hantera. Detta är rättat.

Tidigare ändringar:
Ändrad sorteringsordning
Ändrad sorteringsordning i ”Att göra”. Nu visas det senast inkomna ärendet först i listan.

Utbildning för nya katalogadministratörer
Onsdagen den 2 mars kl 9-12  kommer vi att hålla utbildning för katalogadministratörer som är nya i sin roll och som inte arbetat i Lucat tidigare.
Anmäl via mail till Katarina Magnusson, katarina.magnusson@stu.lu.se.
Observera att detta är ett utbildningstillfälle för de som är helt nya i sin roll som katalogadministratörer. Vi kommer att återkomma med tider för fördjupningsutbildning för de katalogadministratörer som redan nu arbetar i Lucat.

Personnummer – dubbla konton Vi får fortfarande in många supportärende angående att det skapats dubbla konto på personer då man lagt upp en person som redan finns i Lucat en gång till. För att undvika detta, verifiera att personen du ska lägga in inte redan har ett LU-konto genom att göra en sökning. Tänk på att personen kan vara inlagd med olika typer av personnummer beroende på varifrån uppgifterna kommer och om personen har ett svenskt personnummer eller ej. Det fungerar utmärkt att söka med asterisk, både i namnfälten och i personnummerfältet. Sök på födelsedatum ÅÅÅÅMM* (*asterisk = wildcard vid sökningar) kombinerat med namn med så får man träff på alla med samma födelsedatum oavsett vilket format det är på de fyra sista eller om det är ett samordningsnummer. Om personen redan har ett konto läggs nya uppdrag in utifrån översikten – skapa INTE ett nytt konto, utan lägg till eller förläng uppdrag genom att markera raden och trycka ”Ändra”.

Förlängning av uppdrag
Vi ser också att det i flera fall läggs till nya uppdrag istället för att förlänga de befintliga. När ett uppdrag är på väg att löpa ut och personen ska fortsätta med samma uppdrag kan du markera det befintliga uppdraget, trycka ändra och förlänga tiden.

Verksamhetsrollen katalogadministratör
Om du arbetar som katalogadministratör, lägg till denna verksamhetsroll på dig själv!

LUCAT STÄNGT
Måndagen den 8 februari kommer Lucat vara stängt mellan klockan 18 – till ca 21 för att åtgärda sorteringsordningen i ”Att göra”. Det senast inkomna ärendet kommer efter rättningen hamna överst i listan.

20160204
Studenter
Nya studenter i Ladok överförs till Lucat 04:00, 12:00 och 15:00.

LUCAT STÄNGT
20160116
Lördagen den 16 januari kommer Lucat att vara stängt mellan klockan 9-11 för att åtgärda så att återkopplingen på ”Mina beställningar” visas korrekt.

20160111
Studentkonto inför vårterminen 2016 är nu skapade och välkomstbrev håller på att skickas ut till studenterna.

20151218
Med anledning av att det kommer många frågor kring anställningar som avslutas där förlängningen inte kommit in från Primula, vill jag informera hur ni kan hantera dessa:

Om du är osäker på om förlängningen kommer in i tid från Primula och inte kan få besked om lönehandläggaren lagt in den, kan du lägga ett uppdrag som Universitetsanknuten – anställningsliknande former på dessa personer. De får då samma behörigheter som en anställd vad gäller de automatiskt tilldelade behörigheterna. Detta uppdrag får som längst en giltighetstid på 12 månader, men du kan sätta så lång tid som du tror behövs för att anställningen ska ha kommit in. Observera att när detta manuellt upplagda uppdrag är på väg att löpa ut kommer du och personen det gäller att få en notifiering om att detta uppdrag är på väg att avslutas.

Följande rättningar är gjorda 20151215:

Samordningsnummer
Det är nu möjligt att lägga in personer manuellt som har samordningsnummer.

Anställd – knuten till universitetet.
De uppdrag man skapat som ”Ny anställd, manuellt” i väntan på att uppdrag ska komma in från Primula går nu att avsluta innan uppdragets giltighetstid på 4 månaderna har passerat. Det innebär att uppdrag som felaktigt lagts upp på denna kategorin nu går att rensa bort.

Personnummerbyte på manuellt upplagda
På personer som är manuellt upplagda i Lucat är det nu möjligt att byta personnummer. Denna funktion används till exempel när personer får ett svenskt personnummer som ska ersätta samordningsnummer. För personer som är manuellt upplagda finns nu ”Rätta personnummer” i personens översikt.

Ändrad avsändaradress på notifieringsmail
Avsändaradressen är nu ”noreply”.

Nya verksamhetsroller
Ett antal nya verksamhetsroller är nu upplagda. Vilka som är nya kan du se på lucat.blogg.lu.se, fliken ”Visning på lu.se”, Nya verksamhetsroller 20151215.
Alla som finns upplagda finns i Verksamhetsroller 20151215.

Attestorganisationen
Lucat och LucatOpen kommer att innehålla nya och förändrade kostnadsställen från Raindance, samt utökad funktionalitet för att byta placeringar och behörigheter. Vi återkommer efter helgerna med mer information  om detta. Projektledare är Michael Hägglin.

Katalogadministratör som verksamhetsroll.
Verksamhetsrollen katalogadministratör är upplagd och ska användas av de personer som arbetar praktiskt med dessa uppgifter i organisationen. Denna kan användas för att skapa distributionslistor i EPIC. Verksamhetsrollen ska alltså inte förväxlas med behörighetsnivån katalogadministratör. I vanlig ordning visas uppgifter på lu.se och lunduniversity.lu.se.

Tidsangivelse i notifieringsmail
När en anställning upphör i Primula med ett till och med datum exempelvis 2015-11-30 så är formuleringen i notifieringen från Lucat 2015-11-29 klockan 23.00. Kontot kommer dock inte att avslutas förrän efter ytterligare 26 timmar, det vill säga att medarbetaren kan logga in med sitt Lucat-ID samt använda sin epost även 2015-11-30. Felanmälan är gjord till leverantören, men vi har ingen tidpunkt för rättning.

Ansökan om behörigheter gjorda före 20151105 och som inte attesterats
På grund av en bugg i Lucat som gjorde att attesterande chef inte mottog behörighetsansökningar om de inte varit inloggade i Lucat innan behörighetsansökningar skickades, har ett flertal ansökningar samlats ihop som inte gått igenom. Dessa har hittills varken avslagits eller beviljats. Alla dessa kommer nu att avslås. När användaren eller den katalogadministratör fått avslagsbesked ska användaren eller katalogadministratören ansöka om behörighet på nytt.

Ej kategoriserade användare som nu saknar LU-konto
Vi får för närvarande in  ärende som gäller användare som inte kategoriserades i samband med migreringen. Detta var en förutsättning för att föras över till nya Lucat. De användare som inte kategoriserades har därmed inte något LU-konto idag. Vi har ingen möjlighet att återskapa det gamla Lucat-ID:et. Dessa användare ska läggas in i Lucat på nytt och får därmed ett nytt användarnamn baserat på det nya formatet och måste hämta ett nytt LU-kort. Epost från det förra kontot kan föras över till det nya kontot via en anmälan till Servicedesk. Att byta användarnamn innebär att IT-tjänster som användaren tidigare använt inte kommer att känna igen användaren utan att inställningar kan behöva göras om. I de fall användaren har sparad information i IT-tjänsten får man ta kontakt med LU Support alt lokalt IT-stöd för den aktuella IT-tjänsten för att få hjälp med att migrera den sparade informationen.

Personnummer – dubbla konton
Vi får in hel del supportärende angående att det skapats dubbla konto på personer då man lagt upp en person som redan finns i Lucat en gång till.

För att undvika detta så rekommenderar vi att man först verifierat att personen inte redan har ett LU-konto genom att göra en sökning. Tänk på att personen kan vara inlagd med olika typer av personnummer beroende på varifrån uppgifterna kommer och om personen har ett svenskt personnummer eller ej. Sök på födelsedatum ÅÅÅÅMMDD* (*asterisk = wildcard vid sökningar) så får man träff på alla med samma födelsedatum oavsett vilket format det är på de fyra sista. Om personen redan har ett konto läggs nya uppdrag in utifrån översikten.

Skulle personnumret på det befintliga kontot ha ett annat format på personnumret än den uppgift man har nu, men man är säker på att det är samma person, så rättar man det i källsystemen i efterhand (Primula eller Ladok). Om ingen koppling till Primula eller Ladok finns på kontot, finns för tillfället ingen möjlighet att rätta personnumret i Lucat, exempelvis om man angett fel eller inte haft fullständig information vid skapande av konto. Funktion för att rätta personnummer kommer i senare release.

Besökare
När man lägger till besökare, finns det för närvarande en begränsning på att det bara går att lägga till 100 personer åt gången.

Förtydligande om giltighetstider i Passport
Aktiveringskod för utskrift: 200 timmar (ca 8 dagar)
Aktiveringslänk till intern e-post: 4 timmar
Höja Tillitsnivå-separat ID-kontroll: 4 timmar
Verifierade kontaktinformation: sms 4 min, mail till privat e-post: 10 min

Distributionslistor i EPIC
Kom ihåg att aktivera distributionslistorna på era verksamhetsroller om dessa ska gå att maila till. Om inte distributionslistan för en roll är aktiverad (t ex inköpssamordnare) så får inte denna personen mailutskick när Inköp och upphandling skickat mail till alla inköpssamordnare. Har verksamhetsrollen tidigare funnits som funktionsroll i gamla Lucat, kommer du att få en varning om att du måste logga in i Epic (nya listservern) och ta bort denna gamla lista innan du kan aktivera distributionslistan på verksamhetsrollen i nya Lucat.

Inloggning:
https://epic.lu.se
Manual:
https://lu.app.box.com/s/6its0cep7i4q4a6e2i0eu59jby0hz4ih

ÅTGÄRDAT 18/11 Felaktiga notifieringar om att anställningar avslutas
Just nu skickas det ut notifieringar från Lucat om att anställningar är på väg att avslutas.
I de fall där ni vet att förlängning av anställningen är gjord i Primula – bortse från dessa notifieringar! En rättning har gjorts onsdagen 18/11 och i fortsättningen kommer inte notifieringar skickas ut om det finns en förlängning i Primula 20 dagar innan den föregående anställningen går ut.

ÅTGÄRDAT 15/12 Avsändaren på mailet är ”sa_FIMService”, vilket kommer att korrigeras i decemberleveransen.

Rättade fel 20151105
Följande fel är nu rättade:
Attestfelet. Attesteraren måste varit inloggad i Lucat 1 gång först för att få en attest – detta är nu rättat.
Ansöka om behörighet för annan person. Katalogadministratörer kan ansöka om behörigheter (inte tilldela) åt de personer som finns inom administratörens behörighet.
Primära kontaktuppgifter. Katalogadministratören kan ändra vilka uppgifter som är primära åt någon annan inom administratörens behörighet
Engelsk benämning på verksamhetsroller (finns i den svenska versionen då vi inte har någon engelsk version än). Listan över verksamhetsroller som finns, kan ni hitta här: https://lucat.blogg.lu.se/files/2015/10/Verksamhetsroller-20151028.pdf. Nya önskemål som inkommit hanteras efterhand.
Besöksgrupper. Katalogadministratörer kan hantera besöksgrupper åt de personer som finns inom administratörens behörighet.

ÅTGÄRDAT 5/11 Katalogadministratör – Ansök om behörighet åt annan person
För närvarande är funktionen att kunna ansöka om behörighet för annan person inte i drift. Då vissa uppdrag inte ger automatisk behörighet till inloggning i Lucat, kan personen inte logga in och ansöka om behörigheter själv.
Vänligen kontakta servicedesk@lu.se vid behov av hjälp med att ansöka om behörigheter.
Vissa behörigheter ska attesteras av ansvarig chef eller person med behörigheten delegerad attest, eftersom ovanstående åtgärd förbigår attest, är det denna person som kontaktar LU ServiceDesk med uppgifter om vem ärendet gäller och vilken/vilka behörigheter som ska tilldelas.

ÅTGÄRDAT 5/11 Primära kontaktuppgifter
Det kan för närvande vara problem att ändra Primära kontaktuppgifter när man har flera verksamhetsroller. Felsökning pågår. Behöver ni ändra, anmäl detta till Servicedesk.

ÅTGÄRDAT Uppdrag på studenter
För tillfället har vi en känd bugg som hindrar oss från att lägga till uppdrag på studenters befintliga LU-konto.

Lägg inte upp uppdrag på student och skapa inte heller ett nytt konto för studenters uppdrag. Om vi lägger till uppdrag så ser det ut som om uppdraget skapats i studentens översikt, men det har inte skapats något användarnamn för anställd och inga behörigheter läggs till.

Leverantören jobbar med att rätta detta fel och förhoppningvis kan en rättning göras under helgen. Vi återkommer med mer information.